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Events zur Firmeneröffnung in Wien formen einen entscheidenden ersten Eindruck des Unternehmens. In Erinnerung bleiben neben den Reden der Firmenleitung ebenfalls die servierten Speisen und Getränke. Damit die Gäste mit einem guten Gefühl die Veranstaltung verlassen, gehört die Wahl einer guten Catering Firma zu einer der Prioritäten in der Planung der Feier. Dieser Ratgeber gibt nützliche Tipps, um den kulinarischen Aspekt der Firmeneröffnung in einen vollen Erfolg zu verwandeln.
Den Faktor Zeit einkalkulieren
Professionelle Catering Firmen in der Hauptstadt Wien sind in der Regel über Monate hinweg gut gebucht. Um den Gästen der Firmeneröffnung appetitliche Speisen und keine mittelmäßige Qualität servieren zu müssen, ist es hilfreich, frühzeitig mit der Planung und Auswahl des Caterings zu beginnen.
Für kleinere Feiern mit bis zu 50 Personen ist ein Zeitraum von zwei bis drei Monaten ausreichend, um über eine Auswahl mehrerer Catering Firmen zu verfügen – einfach vorab rund um Catering Wien Angebote informieren! Mit einer darüber liegenden Anzahl von Gästen empfiehlt es sich, mindestens sechs Monate im Voraus die Buchung des Caterings vorzunehmen.
Bleibt den Caterern ausreichend Zeit für die Planung des Einkaufs, der Zubereitung und der Auslieferung am Tag der Firmeneröffnung, sinkt das Risiko, dass Abstriche in der Qualität oder der Umsetzung der eingeplanten Speisen in Kauf genommen werden müssen.
Die wichtigsten Fragen vorab beantworten
Bevor die Verantwortlichen für die Planung der Firmeneröffnung mit den ersten Catering Firmen in Kontakt treten, sollten wichtige Fragen rund um das Event als beantwortet gelten. Diese Fragen sehen wie folgt aus:
Wie viele Gäste werden zur Firmeneröffnung erwartet?
Die Anzahl der Gäste hat großen Einfluss auf die Vorbereitungszeit und den Aufwand des Einkaufs der Zutaten. Ändert sich die Anzahl vor dem Event konstant, ist für beide Seiten mit erhöhtem Stress zu rechnen. Sich Zeit zu nehmen, um im Vorfeld eine vollständige Gästeliste zu erstellen, reduziert den Druck, ausreichend Speisen und Getränke für alle Gäste anzubieten.
Welches Budget steht für die Verpflegung der Gäste zur Verfügung?
In diesem Punkt ist es leicht, in eine Falle zu tappen und das Gesamtbudget mit dem Budget des Caterings gleichzusetzen. In der Realität ist so gut wie jede Firmeneröffnung mit weiteren Kosten, wie zum Beispiel Live-Musik, Dekoration oder der Reservierung zusätzlicher Parkmöglichkeiten, verbunden.
Welche Art von Speisen und Getränken passt zur Veranstaltung?
Die Eröffnung eines neuen Unternehmens ist mit einem bestimmten Ambiente verbunden. Das Catering sollte sich dieser Stimmung sowie der jeweiligen Branche anpassen. Die Verantwortlichen sind daher gut beraten, vorab zu entscheiden, aus welcher Küche (regional oder international) das Essen stammen sollte. Klassisches Fingerfood und Büfetts eignen sich besser für eine größere Anzahl an Gästen, während mehrgängige Menüs dem Event einen festlicheren Rahmen verleihen.
5 Tipps für das Auffinden geeigneter Catering Firmen
Stehen die Rahmenbedingungen für das Essen der Firmeneröffnung fest, ist es an der Zeit, nach passenden Catering Firmen in Wien Ausschau zu halten. Mit diesen fünf Tipps gelingt es im Handumdrehen, eine Liste an geeigneten Caterern zusammenzustellen.
1. Den passenden Radius verwenden
Für die Firmenfeier nicht nur den unmittelbaren Umkreis in die Suche nach einem geeigneten Caterer einzubeziehen, erhöht automatisch die Anzahl der Firmen. Ein Großteil aller Anbieter verfügt zudem über Fahrzeuge, mit denen die Speisen sicher und frisch ihr Ziel erreichen. Sich für einen Anbieter zu entscheiden, der etwas außerhalb von Wien liegt, muss daher keinen Nachteil bedeuten. Allzu weit sollte der verwendete Radius dagegen auch nicht liegen, um nicht aufgrund von Staus oder Straßensperrungen ohne Speisen und Getränke die Firmeneröffnung zu starten.
2. Onlinesuchen zu Hilfe nehmen
Die Verwendung von Suchmaschinen und Onlineportalen zum Auffinden von Caterern reduziert den Zeitaufwand deutlich. Mit wenigen Eingaben findet sich eine Liste an Namen, die sich danach noch weiter eingrenzen lässt. Hilfreich ist darüber hinaus, die Websites der Catering Firmen zu besuchen. Dort erhalten die Planer der Firmeneröffnung einen ersten visuellen Eindruck der in der Vergangenheit zubereiteten Speisen und gelangen zudem mit wenigen Klicks zu den aktuellen Kontaktdaten wie Telefonnummern oder E-Mail-Adressen.
3. Bewertungen und Erfahrungsberichte vergleichen
Zu jeder Catering Firma, die bereits seit mehreren Monaten oder Jahren dieser Tätigkeit nachgeht, finden sich Bewertungen ehemaliger Kunden im Internet. Für das Reduzieren der langen Liste an Namen ist es legitim, sich diese Bewertungen zur Hilfe zu nehmen. Am wertvollsten sind Erfahrungsberichte, die nicht von der Website, sondern von unabhängigen Bewertungsportalen stammen. Der Querschnitt der Bewertungen erlaubt es, einen Einblick in die professionelle Umsetzung und Qualität der Speisen zu erhalten.
4. Spezialgebiete berücksichtigen
Nicht jede Catering Firma hat Erfahrungen mit dem Ausrichten von Firmenevents. Ist ein Anbieter eher auf Angebote für private Feiern wie Geburtstage oder Hochzeiten spezialisiert, darf dieser Name unbesorgt von der Liste gestrichen werden. Das Gleiche gilt für Firmen, deren Auswahl an Gerichten nicht mit den eigenen Vorstellungen des Essens auf der Firmeneröffnung in Wien übereinstimmt. Auf diesem Weg lassen sich die infrage kommenden Anbieter schneller eingrenzen.
5. Sonderwünsche in die Auswahl einbeziehen
Je mehr Gäste zur Firmeneröffnung eingeladen sind, umso mehr steigt die Chance, dass einige dieser Personen unter Allergien und Nahrungsmittelunverträglichkeiten (Gluten, Laktose) leiden oder einen bestimmten Ernährungsstil (vegan, vegetarisch) bevorzugen. Um diese Gäste nicht auszugrenzen, ist es von Vorteil, einen Caterer auszuwählen, der in der Lage ist, diese Sonderwünsche zu berücksichtigen.
Die optische Präsentation ist nicht zu vernachlässigen
Ein Punkt, der in der Planung einer Firmeneröffnung eine wesentliche Rolle spielt, ist die optische Präsentation des Caterings. Das gilt im Speziellen für Events, bei denen die Presse und deren Fotografen eingeladen sind. In Zeiten der sozialen Medien ist zudem damit zu rechnen, dass auch die Gäste Fotos der Firmeneröffnung auf ihren Profilen hochladen.
Finden sich bei einem Anbieter keinerlei Fotos vorangegangener Events, ist damit ein gewisses Risiko verbunden, am Tag des Events mit der Optik der ausgelieferten Speisen eventuell nicht komplett zufrieden zu sein.
Vor der Buchung mehrere Angebote einholen
Nach der geleisteten Vorarbeit ist es jetzt an der Zeit, Angebote für die geplante Firmeneröffnung in Wien einzuholen. Der Idealfall besteht darin, drei bis fünf Caterer zu kontaktieren. Die Kontaktaufnahme per E-Mail sollte alle wichtigen Daten wie:
- Gästeanzahl
- Tag der Veranstaltung
- Ort der Eröffnungsfeier
- Art der Speisen und Getränke
umfassen. Die Rückmeldungen nehmen mitunter einige Tage in Anspruch. Liegen alle Angebote vor, zeigt ein Vergleich relativ schnell, welcher Caterer ins Budget passt und in der Lage ist, die eigenen Vorstellungen am besten in die Realität umzusetzen.
Zusätzliche Punkte, die es zu beachten gilt
Ein reibungsloser Ablauf der Verpflegung während der Eröffnungsfeier ist noch von weiteren Punkten abhängig. Nachfolgend sind drei dieser Faktoren aufgeführt.
Zusatzdienste hinzubuchen
Professionelle Catering Firmen mit langjähriger Erfahrung sind bekannt dafür, ihren Kunden noch weitere Leistungen anzubieten. Diese Zusatzdienste umfassen:
- Köche für die Zubereitung vor Ort
- Kellner und Barkeeper
- Foodtrucks
- Tische und Stühle
- Teller, Gläser und Besteck
Die Zusatzleistungen können bereits Teil eines Pauschalpreises sein oder zusätzliche Kosten für die Buchung verursachen. Dieser Punkt sollte daher verbindlich vorab geklärt sein.
Vertragsbedingungen vergleichen
Das Kleingedruckte zu kennen, ist ein Muss, um sich späteren Ärger zu ersparen. Das Hauptaugenmerk sollte der Zahlungsvereinbarung sowie den Stornierungsbedingungen gelten. Anhand dieser Vertragsbedingungen ist ersichtlich, wie hoch die Anzahlung ausfällt und bis zu welchem Zeitpunkt diese geleistet werden muss. Zusätzlich wissen die Auftraggeber exakt, bis zu welchem Zeitpunkt die Stornierung erfolgen kann, ohne den Restbetrag entrichten zu müssen.
Kontaktmöglichkeiten des Ansprechpartners
Sowohl am Tag der Feier zur Firmeneröffnung in Wien als auch in der Zeit bis zu diesem Zeitpunkt ist es von Vorteil, über einen leicht erreichbaren Ansprechpartner in der beauftragten Catering Firma zu verfügen. Auf diesem Weg lassen sich Änderungen oder Verzögerungen leichter kommunizieren und Stress vermeiden.
