Veranstaltungen vermarkten in Österreich – Worauf achten? – Tipps

Die Planung einer Veranstaltung in einem professionellen Rahmen ist im Allgemeinen mit gewissen Erwartungen verknüpft. Zu den obersten Prioritäten gehört das Erschließen neuer Kundenkreise ebenso wie die Erhöhung des Bekanntheitsgrades einer Marke oder eines Unternehmens. Die Grundvoraussetzung für die Umsetzung dieser Ziele beginnt mit der Vermarktung dieser Events. In diesem Ratgeber erhalten österreichische Veranstalter gezielte Tipps und Empfehlungen für das Erstellen einer erfolgreichen Marketingstrategie.

Das Marketingbudget legt das Fundament für die Vermarktungsstrategie

Der erste Schritt klingt zunächst simpel, stellt jedoch die Weichen für den späteren Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung in Österreich. Bei einem Blick auf die finanziellen Mittel für die Planung und Durchführung der Events sollte ein klar von anderen Ausgaben abgegrenztes Werbebudget vorhanden sein. Fehlt eine Unterteilung in einzelne Kostenpunkte, besteht ansonsten die Gefahr, dass die vor dem Event stattfindende Vermarktung zu hohe Kosten für sich in Anspruch nimmt.

Ein exakt definierter Betrag zeigt zudem recht schnell, ob die Planung der Vermarktung in den eigenen Händen besser aufgehoben ist oder Spielraum für die Zusammenarbeit mit professionellen Marketingexperten verbleibt. Sind hohe Erwartungen und finanzielle Interessen an die Veranstaltung geknüpft, zahlt es sich aus, einen Mitarbeiter aus den eigenen Reihen zu bestimmen, der im Vorfeld des Events gezielt mit der Vermarktung betraut ist. Diese Person fungiert bis zur Veranstaltung als Ansprechpartner für Teilnehmer, die Rückfragen haben, oder auch Unternehmen wie Werbepartner, Caterer oder Druckereien, die weitere Informationen benötigen.

Die Zielgruppe der Veranstaltung definieren

Von Eröffnungsfeiern über Jubiläen bis zu sportlichen Events zeigt sich deutlich, dass jede Veranstaltung eine spezifische Zielgruppe anspricht. Eines der ersten Ziele einer Vermarktungsstrategie besteht aus diesem Grund darin, die eigene Zielgruppe festzulegen. Am einfachsten lässt sich diese Aufgabe mithilfe einiger Fragen eingrenzen.

Diese Fragen gilt es zu klären:

1. Welche Zielgruppe soll das Event ansprechen?
2. Welche Informationskanäle bevorzugen diese Personen?
3. Welcher Ton erregt das Interesse dieser Zielgruppe?

Im Rahmen dieser Zielgruppenanalyse spielen das Alter ebenso wie Interessen und die Nutzung von Medien eine Rolle. Gelingt es im Vorfeld, erfolgreich einzuschätzen, wo die einzelnen Personengruppen die Informationen über die Veranstaltung am leichtesten in Erfahrung bringen, läuft die Vermarktung nicht ins Leere, sondern trifft auf echtes Interesse.

Exklusive Veranstaltungen profitieren von persönlichen Einladungen

Beschränkt sich ein Event in Österreich auf eine Liste an ausgewählten Personen, gehören die Einladungen zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel im Vorfeld der Veranstaltung. Veranstalter mit einer exklusiven Gästeliste sind gut beraten, das Design der Einladungen nicht dem Zufall zu überlassen.

Im Idealfall zieht die optische Gestaltung schon auf den ersten Blick die Aufmerksamkeit des Betrachters auf sich. Zu diesem Zweck ist es von Vorteil, sich nicht einzig auf die kostengünstigeren elektronischen Einladungen zu verlassen. Nicht alle Menschen machen sich die Mühe, diese E-Mails zu öffnen, oder sind eventuell misstrauisch, ob es sich hierbei um Phishing oder andere Betrugsversuche handelt.

Die Zustellung der Einladungen per Post bringt zudem einen weiteren Vorteil mit sich. Die Gäste halten die Einladungen in den Händen und haben somit eine erste persönliche Interaktion mit dem Gastgeber. Um diese persönliche Note zu unterstreichen, sollte jede Einladung ebenfalls auf der Karte den Namen des jeweiligen Gastes tragen. Unpersönliche Ansprachen verringern die Motivation des Lesers, sich tatsächlich Zeit für diese Termine zu nehmen.

Öffentliche Events benötigen ein mehrschichtiges Marketing

Dient das Event dazu, ein breiteres Publikum anzusprechen, erfordert die Vermarktung einen entsprechend höheren Aufwand. Zu beachten gilt die allgemeine Ansprache der Zielgruppe ebenso wie des regionalen Umfelds. Wie diese Vermarktung auf mehreren Ebenen konkret abläuft, zeigen die folgenden Beispiele:

1. Allgemeine Kommunikationswege

Die ermittelte Zielgruppe zunächst ganz generell anzusprechen, gelingt im digitalen Zeitalter oftmals am einfachsten über das World Wide Web. Geeignete Mittel, um die Informationen über die Veranstaltung an die gewünschten Adressaten zu übermitteln, sind:

Website

Über die Website lassen sich schon auf der Startseite Hinweise auf zukünftige Veranstaltungen platzieren. Alle Personen, die eine Interaktion mit dem Webauftritt starten, treffen somit unweigerlich auch auf die bald stattfindenden Events. Wichtig ist hier ebenfalls, eine Ansprache zu wählen, die verdeutlicht, dass die Besucher der Website zu dem Event herzlich willkommen sind.

Newsletter

Eine gezieltere Ansprache bieten Newsletter. Diese elektronischen Nachrichten werden von den Lesern bewusst abonniert, sodass die Vermutung naheliegt, dass bereits ein gewisses Interesse an einem Unternehmen oder einer Marke vorhanden ist. Damit die Einladung nicht in der Flut von anderen Informationen untergeht, empfiehlt es sich, bereits im Betreff auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen.

Social Media

Die sozialen Medien bilden die derzeit direkteste Möglichkeit, mit der eigenen Zielgruppe zu interagieren. Mithilfe von Postings, Reels und Co sind zahlreiche Optionen vorhanden, um die Vermarktung eines Events zeitnah mit tausenden Menschen in Österreich zu teilen.

2. Regionale Kommunikationswege

Die regionale Bevölkerung auf eine öffentliche Veranstaltung aufmerksam zu machen, ist ebenfalls ein bewährter Weg, um die Zahl der Gäste zu erhöhen. Zur lokalen Marketingstrategie gehören:

Lokale Medien

Diese Medien beinhalten regionale Zeitungen ebenso wie Radiosender. Beide Medien legen den Fokus auf die Berichterstattung von Ereignissen aus dem unmittelbaren Umfeld einer Region, eines Ortes oder einer Gemeinde. Mit den Verantwortlichen in Kontakt zu treten, erhöht die Chance, dass über die Veranstaltung berichtet wird.

Flyer/Plakate

Das Drucken von Plakaten sowie das Verteilen von Flyern sind zwei weitere Möglichkeiten, die Bevölkerung vor Ort über die Veranstaltung zu informieren. Nicht selten sehen die Betrachter diese Zettel als eine Einladung an und fühlen sich mehr dazu animiert, den Besuch des Events ernsthaft in Betracht zu ziehen.

Tipp: Die rechtlichen Rahmenbedingungen vorab prüfen

In Österreich ist es nicht überall gestattet, öffentlich sichtbare Hinweise auf Veranstaltungen anzubringen. Das gilt für Plakate ebenso wie für andere Werbebanner. Um sich nicht dem Risiko einer finanziellen Strafzahlung auszusetzen, ist es hilfreich, vorab mit der Verwaltung der jeweiligen Gemeinde Kontakt aufzunehmen. Die dortigen Mitarbeiter kennen alle Richtlinien, die es zu beachten gilt, und erteilen bei Bedarf die erforderlichen Genehmigungen, um den rechtlichen Rahmen einzuhalten.

Die Vorfreude auf das Event gezielt steigern

Es ist kein Geheimnis, dass die Aufmerksamkeitsspanne speziell in den jüngeren Generationen durch das häufigere Konsumieren von digitalen Nachrichten spürbar reduziert hat. Im Zuge dieser Nachrichtenflut geraten auch Events, die eigentlich das eigene Interesse geweckt haben, leichter in Vergessenheit. Um der dadurch sinkenden Zahl an Teilnehmern vorzubeugen, dürfen Erinnerungen an das bevorstehende Event in keiner Vermarktungsstrategie fehlen.

Diese Gedächtnisstützen und News zB bei Musik-Veranstaltungen wie Bandvorstellungen können aus geschriebenen Nachrichten ebenso wie aus kurzen oder längeren Videos bestehen. Eine Option, die sich in den vergangenen Jahren als Erfolg herausgestellt hat, ist der Blick hinter die Kulissen.

In Videos oder kurzen Reels sieht die Zielgruppe, welcher Aufwand aktuell für die Ausrichtung des Events betrieben wird. Als Inspirationen dienen Einblicke in:

• die Location
• die gebotene Unterhaltung
• die Dekoration oder
• das Catering.

Jeder dieser optischen Eindrücke dient dazu, sich die Veranstaltung wieder in Erinnerung zu rufen und zeitgleich die Vorfreude auf diesen Termin von Neuem zu entfachen. Je mehr Emotionen die Videos und Bilder hervorrufen, umso höher ist die Chance, dass die Betrachter die Motivation mitbringen, nicht nur Interesse an der Veranstaltung zu haben, sondern diese tatsächlich zu besuchen.