IT-Sicherheit: Die größten Risiken im Büro & wie man sie vermeidet

Digitale Arbeitsplätze sind zum Rückgrat fast jeder Organisation geworden. Dabei steigt die Zahl der Cyberangriffe seit Jahren stark an. Es entstehen steigende Kosten pro Datenleck, zum Beispiel erhöhten sich die durchschnittlichen Kosten für Datenpannen in deutschen Unternehmen im Jahr 2024 auf 4,9 Millionen Euro pro Fall. Das sind 14 % mehr als die Kosten im Vorjahr. Weltweit wurden in den vergangenen Jahren Milliarden Datensätze durch Vorfälle kompromittiert. Sicherheitsbehörden warnen vor einer hohen Zahl aktiver Angreifergruppen, die gezielt Unternehmen und Verwaltungen ins Visier nehmen.

Im Büro treffen sensible Kundendaten auf vertrauliche Finanzinformationen und interne Strategien. Dieser Ratgeber zeigt zentrale Risiken und beschreibt, wie technische Maßnahmen, klare Regeln und ein sicherer Umgang mit Microsoft Office die Angriffsfläche deutlich verringern.

Ratgeber: Cyberrisiken im Büro verstehen und wirksam reduzieren

Auf einen Blick: Sofortmaßnahmen für den Büroalltag

• Mehr-Faktor-Authentifizierung für E-Mail, VPN und Cloud-Dienste aktivieren.
• Updates/Patches zentral steuern und konsequent einspielen.
• Offline-Backups einführen und Wiederherstellungen regelmäßig testen.
• Office-Makros restriktiv konfigurieren (idealerweise nur signierte Makros zulassen).
• Awareness kurz & regelmäßig statt einmalig: Phishing, Social Engineering, Meldewege.

1. Digitale Bedrohungslage im Büro

Angriffe auf Unternehmen betreffen längst nicht mehr nur Konzerne. Kleine Büros und Verwaltungen geraten ebenso in den Fokus. Analysen zeigen eine hohe Zahl registrierter Cybercrime-Fälle in Deutschland sowie eine starke Betroffenheit von Phishing, Datendiebstahl und Schadsoftware.

Typische Folgen einer erfolgreichen Attacke:

• Unterbrechung des Geschäftsbetriebs durch verschlüsselte Systeme
• Verlust oder Veröffentlichung vertraulicher Daten
• Hohe Kosten für Bußgelder, Rechtsstreitigkeiten und die Wiederherstellung
• Reputationsschäden und Vertrauensverlust bei Kunden

Im Büroalltag entsteht ein besonders attraktives Ziel. Viele Menschen arbeiten an vernetzten Rechnern, nutzen E-Mail intensiv und greifen auf gemeinsame Dateispeicher zu. Ein Klick genügt häufig, um eine Infektion oder einen Datenabfluss auszulösen.

2. Die wichtigsten technischen Risiken im Büro

Phishing und Social Engineering

Phishing-Mails gehören zu den häufigsten Einfallstoren.

Typische Merkmale:

• vermeintlich dringende Zahlungsaufforderungen
• gefälschte Login-Seiten bekannter Dienste
• angeblich Paketbenachrichtigungen oder Sicherheitswarnungen

Schon eine einzige erfolgreiche Phishing-Mail kann Zugangsdaten offenlegen. Angreifer bewegen sich danach unauffällig im Netzwerk, lesen E-Mails mit und bereiten weitere Schritte vor.

Gegenmaßnahmen:

• technische Filter in der E-Mail-Security
• konsequente Sensibilisierung für verdächtige Nachrichten
• Einsatz von Mehr-Faktor-Authentifizierung für zentrale Konten

Ransomware und Datenverschlüsselung

Ransomware verschlüsselt Daten und fordert ein Lösegeld. Selbst öffentliche Verwaltungen und Stadtwerke wurden in den vergangenen Monaten massiv getroffen, was zu langen Ausfällen führte.

Wichtige Schutzmaßnahmen:

• aktuelle Antivirus- und Endpoint-Security-Lösungen
• konsequente Patch-Strategie für Betriebssysteme und Anwendungen
• Offline-Backups, die regelmäßig getestet werden

Unsichere Passwörter und fehlende Mehr-Faktor-Authentifizierung

Zu einfache oder mehrfach verwendete Passwörter erleichtern Angreifern automatisierte Login-Versuche. Viele erfolgreiche Zugriffe basieren auf schwachen Anmeldedaten.

Bewährte Ansätze:

• Passwort-Richtlinien mit Mindestlängen und Sonderzeichen
• Nutzung eines Passwortmanagers im Unternehmen
• Aktivierung von Mehr-Faktor-Authentifizierung für E-Mail, VPN und Cloud-Dienste

Veraltete oder falsch konfigurierte Software

Veraltete Systeme enthalten bekannte Schwachstellen. Exploit-Kits nutzen solche Lücken gezielt aus. Regelmäßige Berichte zeigen, dass fehlende Updates ein Kernproblem in vielen Organisationen darstellen.

Notwendig sind:

• zentrale Update-Verwaltung
• klare Verantwortlichkeiten für Patching
• regelmäßige Überprüfung von Servern, Clients und Netzwerkkomponenten

3. Organisatorische Schwachstellen – Der Faktor Mensch

Viele Sicherheitsvorfälle beginnen mit menschlichen Fehlern. Mitarbeitende sind eine der größten Schwachstellen, obwohl sie gleichzeitig Teil der Lösung sein können.

Häufige Probleme:

• Nutzung privater Cloud-Dienste ohne Freigabe
• unbedachte Weitergabe von Passwörtern am Telefon
• Speichern sensibler Daten auf unverschlüsselten USB-Sticks
• Arbeiten im öffentlichen WLAN ohne Schutz

Wirksame Gegenstrategien:

• verständliche IT-Sicherheitsrichtlinien
• kurze, regelmäßige Schulungseinheiten statt einmaliger Seminare
• klare Meldewege bei verdächtigen Beobachtungen

Eine offene Fehlerkultur unterstützt die schnelle Reaktion. Wer einen falschen Klick frühzeitig meldet, ermöglicht eine gezielte Intervention, bevor größerer Schaden entsteht.

4. Microsoft Office sicher nutzen

Microsoft 365 und klassische Microsoft Office Pakete sind in vielen Büros das Kernwerkzeug für E-Mail, Dokumente und Tabellen. Allerdings dienen Office-Dateien häufig als Transportmittel für Schadcode.

Makros und aktive Inhalte kontrollieren

Angreifer nutzen schädliche Makros in Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien, um beim Öffnen der Datei im Hintergrund Code auszuführen. Microsoft reagiert inzwischen mit restriktiveren Standardeinstellungen und blockiert Makros aus dem Internet in vielen Versionen automatisch.

Empfehlungen:

• Makros nur aktivieren, wenn die Quelle bekannt und vertrauenswürdig ist
• im Trust Center Makroeinstellungen streng konfigurieren, zum Beispiel nur signierte Makros zulassen
• Standardrichtlinien über Gruppenrichtlinien zentral setzen, damit Nutzende Einstellungen nicht beliebig lockern

Geschützte Ansicht und geschützte Speicherorte nutzen

Office bietet eine geschützte Ansicht für Dateien aus unsicheren Quellen. In diesem Modus wird das Dokument zunächst ohne Bearbeitung geöffnet.

Sinnvolle Praxis:

• Dateien aus E-Mail-Anhängen zunächst in der geschützten Ansicht prüfen
• vertrauenswürdige Speicherorte definieren, etwa freigegebene Projektverzeichnisse
• lokale Downloads nur in Ausnahmefällen bearbeiten

E-Mail- und Dateiumgang in Outlook und Teams

Besonders in Outlook und Teams entstehen Risiken durch Links, Anhänge und geteilte Dateien.

Empfohlene Regeln:

• Links in E-Mails nur über die Adressanzeige im Hintergrund prüfen, bevor sie geöffnet werden
• Anhänge unbekannter Absender im Zweifelsfall durch die IT prüfen lassen
• Freigaben in Teams und SharePoint möglichst auf konkrete Personengruppen beschränken

Ein sicher konfiguriertes Microsoft-365-Umfeld mit abgestimmten Richtlinien reduziert die Angriffsfläche deutlich. Dazu gehören neben Einstellungen in Office selbst auch Sicherheitsfunktionen wie E-Mail-Filter, Bedrohungsschutz und Überwachungsfunktionen im Admin-Portal.

5. Warum nur offizielle, seriöse Softwarelizenzen eingesetzt werden sollten

Seriöse Softwarelizenzen sichern die rechtliche Nutzung und sind die zentrale Voraussetzung für eine stabile und sichere IT-Landschaft. Eine Softwarelizenz regelt die Bedingungen, unter denen Programme genutzt und verteilt werden dürfen.

Der Einsatz illegaler oder zweifelhafter Software birgt mehrere Gefahren:

• hohes Risiko versteckter Schadsoftware in manipulierten Installationspaketen
• fehlende oder verspätete Sicherheitsupdates, weil automatische Update-Kanäle blockiert sind
• rechtliche Risiken durch Urheberrechtsverletzungen und mögliche Vertragsstrafen
• Probleme bei Audits oder Zertifizierungen, wenn Lizenzen nicht nachweisbar sind

Ordnungsgemäß lizenzierte Software bietet:

• verlässliche Sicherheitsupdates direkt vom Hersteller
• Zugang zu Support und Dokumentation
• Transparenz über eingesetzte Versionen

Im Büro sollte deshalb eine zentrale Lizenzverwaltung existieren. Sie dokumentiert, welche Programme auf welchen Geräten installiert sind, und verhindert, dass einzelne Mitarbeitende schnell mal kostenlose Alternativen aus unsicheren Quellen herunterladen. Auch beim Einsatz von Gebrauchtsoftware ist zu prüfen, ob die Lizenzketten lückenlos dokumentiert und Updates weiterhin möglich sind.

6. Checkliste – Konkrete Schritte für mehr IT-Sicherheit im Büro

Die folgenden Maßnahmen helfen, Risiken im Büroalltag systematisch zu reduzieren:

Bereich	Konkrete Maßnahmen
Technische Basis	Betriebssysteme und Anwendungen konsequent aktualisieren zentrale Endpoint-Security-Lösung mit E-Mail- und Web-Schutz etablieren regelmäßige Offline-Backups planen und Wiederherstellungen testen
Sichere Konten und Zugänge	starke Passwort-Richtlinien einführen Mehr-Faktor-Authentifizierung für kritische Dienste aktivieren Benutzerrechte nach dem Prinzip minimaler Berechtigungen vergeben
Microsoft-Office-Umgebung härten	Makros nur in klar definierten Szenarien erlauben geschützte Ansicht standardmäßig aktiv lassen Richtlinien für E-Mail-Anhänge und Freigaben in Teams dokumentieren
Organisation und Verhalten	kurze Awareness-Formate zu Phishing und Social Engineering etablieren klare Prozesse für die Meldung verdächtiger Vorfälle definieren Nutzung privater Cloud-Dienste für dienstliche Daten einschränken
Lizenz- und Softwaremanagement	zentrale Inventur aller installierten Programme durchführen nur Software aus offiziellen Quellen freigeben Lizenznachweise revisionssicher dokumentieren

7. IT-Sicherheit als laufender Prozess

IT-Sicherheit im Büro entsteht nicht durch eine einzelne Maßnahme. Technische Schutzschichten, klare organisatorische Regeln und ein bewusster Umgang mit Microsoft Office greifen ineinander. Wer Risiken wie Phishing, Ransomware, schwache Passwörter oder veraltete Software ernst nimmt und nur seriös lizenzierte Programme nutzt, reduziert die Wahrscheinlichkeit schwerer Vorfälle deutlich. Gleichzeitig sinken die Folgekosten, Ausfallzeiten und Haftungsrisiken.

Entscheidend ist ein kontinuierlicher Ansatz. Regelmäßige Aktualisierungen, wiederkehrende Schulungen und eine klare Lizenzstrategie machen aus dem Büro kein uneinnehmbares Bollwerk, aber eine Umgebung, in der Angreifer deutlich höhere Hürden überwinden müssen.